Halat adni, vagy megtanítani halászni – a delegálás

A vezető eszköztárába beletartozik a delegálás, mint hatékonyság növelő és egyben a beosztottat általában motiváló eszköz. A motiváció megteremtéséhez azonban két további dologra feltétlenül szükség van: az egyik a megfelelő vízió kommunikálása – azaz annak tisztázása, hogy hová tartunk, miért tartunk arra és milyen nyereségek származnak ebből akár út közben, akár a célban egyaránt. A másik az önálló munkavégzéshez szükséges képességek és tudás fejlesztése, amihez a csapattagok tréningjére van szükség.

A legelső dilemma a vezetői hozzáállásban, hogy mivel járunk jobban; ha folytatjuk közvetlen irányítást, ún. "mikro-menedzselünk" – azaz "halat adunk". Vagy inkább megtanítjuk, átadjuk a tudást, fejlesztjük a képességeket és ezáltal a kollégát magasabb komplexitású munkavégzésre alkalmassá tesszük – azaz "megtanítjuk halászni".

A legapróbb részletekig beavatkozó irányítási stílus több előnnyel bír mind a vezető, mind a beosztott számára. Egyrészt a felelősség a vezetőn van, hiszen a munkatárs csak utasítást hajt végre – "ez is csak egy meló". A vezető viszont így a legutolsó csavarig kontrollál mindent, tudja, hogy mi történik és erről el is tud számolni. Ráadásul rejtett pszichológiai nyeresége, hogy ő fontos, megkerülhetetlen. A veszteséglistán viszont szerepel a beosztott gyámoltalansága, a monoton, végrehajtó típusú munkavégzés, a flexibilitás hiánya és ezek hosszabb távú következményei. A vezetőnek pedig semmire nem marad ideje: "jobb is, biztosabb is, ha én gyorsan ezt is megcsinálom".

Ügyfelem pont egy ilyen dilemmát hozott az ülésre. Egyik beosztottjának kiadott egy önálló, kreatív feladatot, de a végeredmény nagyon elmaradt a saját maga és a vállalat által elvárt sztenderdektől. Amikor ezzel szembesült, akkor "gyorsabb, ha én megcsinálom" választ adott a kérdésemre, hogy miért is maradt el a kolléga tréningje. Ekkor egy gondolatkísérletet javasoltam: tegyük fel, hogy egy varázsütésre megáll az idő, mondjuk 2 napra és neki a kollégával így lesz tisztán ideje a közös tanulásra. Mit tenne, hogyan építené fel a tréninget?

Közösen gondolkodva kidolgoztuk részletesen az akciótervet. amellyel az egyébként elkötelezett, folyamatosan fejlődni akaró Z generációs munkavállalót a megfelelő szintre lehet hozni ennyi idő alatt. De az időnyomás megmaradt: erre azt javasoltam, hogy nézzük végig az akcióterv egyes lépéseit és vizsgáljuk meg, hogy mely elemeknél van feltétlen szükség a közös tanulásra, illetve pl. mely részek adhatóak ki a kollégának – némi átstrukturálás után – önálló feladatként. Ilyennek bizonyult egyes közelmúltban elkészült kreatívok önálló kiértékelése az előtte közösen megbeszélt sztenderdek szerint.

Azaz időnyomás esetén hasznos, ha a probléma megoldását és az időkeretbe illesztését két külön gondolatmenetre bontjuk szét. Először a lehetséges megoldásokat, alternatívákat dolgozzuk ki. Aztán megvizsgáljuk, hogy az egyes tervek mennyi időt vennének el; illetve azt is, hogy mely lépéseket tudjuk valamilyen időtakarékos módon helyettesíteni. A fenti példa alapján, a vezető elfoglaltsága esetén az adott feladatot némileg átkeretezzük és új formában önálló feldolgozásra kiadjuk a beosztottnak. De ilyen megoldás lehet e-learningek megosztása, önállóan elvégezhető részfeladat kiadása.

Mellékszálként felmerült az "on-the-job" tréning, mint intenzív képzési lehetőség is. Ennek egyik előnye, hogy a munkavállaló személyre szabottan ki is próbálhatja élesben a tanultakat; másrészt az esetleges fejlesztési pontok azonnal kibukkannak és megfelelő időkeretben akár helyben tovább javíthatóak.

Lépései: elmagyarázom mit fogok tenni és meg is mutatom elejétől a végéig. Aztán kiértékeljük és megbeszéljük, hogy a következő tevékenységet hogyan osztjuk fel egymás között. Cselekszünk együtt a szereposztás szerint és utána megint kiértékeljük. Végül a munkatárs elmondja, hogy mit fog tenni és a jelenlétemben végig csinálja a dolgot. Kiértékeljük, megbeszéljük a javítani valót és utána vagy a 2. vagy a 3. lépéstől ismételjük.

Ha ilyen dilemmája van és Önnek is segíthetek, kérem keressen meg. Az erre fordított idő is busásan megtérül…